文件管理制度通用6篇

随着社会一步步向前发展，需要使用制度的场合越来越多，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。那么什么样的制度才是有效的呢？这次漂亮的小编为亲带来了6篇《文件管理制度》，希望能够满足亲的需求。

文件管理办法 篇一

为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》（以下简称《保密法》）及有关保密工作规定，制定本制度。

一、收文制度

接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。

二、发文制度

分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定；签收时必须逐件清点、核对。

传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。

三、制作（打印）制度

制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。

四、阅读（传阅）制度

涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。

五、借阅制度

阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。

密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。

六、清退制度

按照规定应当清退的涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。

七、销毁制度

需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。

文件管理办法 篇二

一、总则

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸→www.huzhidao.com←、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写<设计项目归档资料清单>，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写<借阅登记表>，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整<借阅文件记录表>。

六、责任追究

各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。

文件管理制度 篇三

一、管理职现

1、技术部负责技术文件（工艺、检验规范）的编制、更改、负责人负责审核。

2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。

3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。

二、工作程序

1、生产行政部针对产品的要求，通过，确定应有的技术文件（包括配方、工艺、检验规范等）。

2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的。依据，这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。

3、通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的阶段，由生产行政部对其符合性进行评审，必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后，交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。

4、通过批准，由化验室 负责小亲试样，对小样进行产品特性的总体验证。

5、在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。

6、通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。

7、通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。

8、审批后的正搞，由品控部移交到技术部进行归档，根据需要，技术部负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的部门，进行使用。

9、在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用部门提出报技术部，负责人签注意见后，由原开发人员进行更尽管，当指定其它人员更改，应取得相应的背景资料。

10、更改后，应通过4.4、4.5、4.7、4.8程序后，由技术部负责原稿进行修改，对发下文件同时进行修改。

11、任何人员、任何部门均不得擅自更改文件，对制订审批后的文件应严格执行。

12、本制度由生产行政结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。

13、当发现擅自更改或不执行情况，质检部将开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反厂纪厂规进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。

文件管理制度 篇四

1、内容与适用范围

本制度规定了工艺文件的编制，工艺文件的会签，工艺文件的贯彻保密。

2、工艺文件的编制

2.1工艺文件是企业进行工艺管理，组织生产，指导操作的技术依据，工艺文件的编制必须正确、完整、统一。

2.2工艺文件的编制应简明易懂，避免繁琐，但必须确保产品质量，实现安全生产，具有较好的经济效益。

2.3根据产品类型，确定必备的工艺文件。

2.3.1样机试制必备的工艺文件。

工艺方案:产品零部件工艺路线表:自制件明细表，外协件明细表，外购及企业标准工具明细表，工装设计任务书，专用工艺装备图，专用工艺装备验证单，材料消耗工艺定额明细表，材料消耗工艺定额汇总表及工艺总结等有关文件。

2.3.2小批量生产必备工艺文件对照产品系列鉴定资料要求由技术科酌情自定。

2.3.3批量生产必备工艺文件--除了小批量生产的工艺文件外，各工序还必须有工艺守则及工序质量管理表，由产品主管工艺员根据实际需要确定。

2.4工艺文件的编制分工

产品工艺文件由技术科负责编制、审核。

3、工艺文件的会签、验证和审批

3.1工艺文件会签、技术科的工艺文件由所属车间负责会签、互相制约。

3.2工艺文件的验证，样机试制及小批量生产的工艺文件，均应进行验证，由车间负责人、技术科会同质检人员，负责收集整理试制过程中的情况，进行一次可行性鉴定，然后由技术科认真进行修订，经修订审批后的工艺文件即为正式工艺文件，是工厂工艺文件工作的法规，各级人员都必须严格遵守。

3.3工艺文件的审批与签字

根据新的工艺文件统一格式规定，每一种工艺文件必须统一编制，审核，会。

签，审查及标准化五个程序，并履行签字手续。

3.3.1编制一一-由工艺文件编制者签字。

3.3.2审核一一由技术科科长。

3.3.3会签一一由相互制约单位履行，具体按3.1条贯彻执行。

3.3.4审查一一产品工艺统一由技术副厂长进行审查，并履行签字手续。

3.3.5标准化一一为了确保产品工艺文件正确完整，统一标准审查工作。一律由标准化员承担，并履行签字手续。

3.3.6非产品工艺文件的审查由车间主任签字，标准化由标准化员签字。

4、工艺文件的贯彻与实施。.

4.1工艺文件是企业工艺工作的`法规，各级人员都必须严格遵守，认真贯彻执行。

4.2技术科对车间工艺文件执行情况及工艺纪律的贯彻情况，要定期组织检查督促及时向技术副厂长作出报告。

4.3车间主任对工艺文件在本车间正确贯彻执行负责，要教育车间职工严格按工艺文件进行操作。

4.4生产班组是贯彻实施工艺的基层单位，要坚持按设计图样、工艺文件，技术标准组织生产，对执行中的问题和需要作出改进的建议，应及时向车间主任提出，未经许可，不得擅自不按工艺加工。

4.5质检人员应按上述'三按'进行质量检查，发现生产员工不按工艺操作时，有权制止，并及时反映给车间领导处理。。.

4.6技术科对工艺文件不全与差错，工艺措施不力，工艺文件的实施、工艺管理混乱负责。

5、工艺文件修改

5.1工艺文件修改一般原则。。.

5.1.1工艺文件需要修改时，一般由技术部门下达工艺文件更改通知单，凭更改通知单修改。

5.1.2保证修改后的文件正确统一。

5.1.3工艺文件修改通知单下达后，需修改的文件应在规定日期内部修改完毕。

5.1.4由于临时性的设备、工艺装备或材料等问题，需临时修改工艺时，应填写“临时脱离工艺通知单”，经有关部门会签和批准后生效，但不能修改正式工艺文件。

5.2工艺文件修改程序

5.2.1填写工艺文件更改通知单，其格式应符合文件的更改程序规定。

5.2.2工艺文件更改通知单应经有关部门会签并经审核和批准后才能下发。

5.2.3按批准的工艺文件更改通知单要求进行修改。

5.3修改方法

5.3.1修改时不得涂改，应将更改部分用细实线划去，使划去部分仍能看清，然后在附件填写更改后的内容。

5.3.2在更改部位附近标注本次修改所用标记，标记符号应按更改通知单中的规定。

5.3.3修改时必须在被改文件表尾的更改栏内填写本次更改的标记、更改次数、更改通知单的编号，日期和修改人签字。

5.3.4在下列情况下，工艺文件修改后需更改描晒。

5.3.4.1经多次修改，文件已模糊不清。

5.3.4.2虽初次修改，但修改内容较多，修改后文件已不清晰。

5.3.5更新描的底图，更改栏内应按以下规定填写。

5.3.5.1'标记'栏填写重描写前本次更改所用的标记。

5.3.5.2'处数'栏填写'重描'字样。

5.3.5.3'更改文件号'栏填写重描前本次更改通知单编号。

5.3.5.4'签字'和'日期'栏内，负责复核的工艺人员签上姓名和日期。

5.3.5换发新描晒的工艺文件时，旧工艺文件必须收回存档备查，而且新的文件应加区分标记，严禁新旧两种文件混用。

6、工艺文件的保管和处理胃

6.1凡保管的工艺文件应及时登记，根据顺序分类捕，装订或袋装保管。

6.2技术科应常备全套文件复制件

6.3凡需晒发的工艺文件，必须经技术科审批后方可发放。

6.4工艺文件由技术科统一保管，失效废除的工艺文件应盖'作废'章后单独存档五年以上备查。-

6.5凡保管的工艺文件字迹要清晰、完整、符合标准，签字手续齐全。

7、工艺文件的借用与保密

7.1未经批准，对外不准借用工艺文件。

7.2本厂工作人员借用工艺文件要办理登记手续，并限期归还，归还时应清点。

7.3借阅者应保证工艺文件的完整、无缺，不得拆装、涂改、抽换、损坏和遗失，不得转借，否则，一律作违反工艺纪律处理。

文件管理制度 篇五

技术文件是指公司的产品设计图纸，各种技术标准、技术档案和技术资料。

一、技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，切实做好各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作。

保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。

二、技术文件的'制订，按各有关管理细则及有关技术标准及资料执行。

并严格执行逐级会审，会签制度。

三、技术文件的修改必须按级、按各职能部门的业务分管范围执行。

四、技术文件修改前，负责修改部门要提出修改理由及具体内容，交有关领导审批。

五、修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，填发更改通知书。

六、公司的技术文件均由技术资料室管理，技术部门负责领导。

七、各有关单位应有兼职的技术资料管理员，负责此项工作。

八、技术文件任何部门、个人不得擅自复制，因工作需要必须复制时，经主管领导批准，办理一定的手续后方可复印。

九、公司的技术文件均由技术资料室管理，技术部门负责领导。

十、各有关单位应有兼职的技术资料管理员，负责此项工作。

十一、技术文件任何部门、个人不得擅自复制，因工作需要必须复制时，经主管领导批准，办理手续后方可复印。

文件管理制度 篇六

1目的

为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

2适用范围

适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。

3定义

3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件（法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）。

4职责

4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

4.3文件编制、审批、发布的权责

4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核（核稿）、发布、汇总。

5文件分级分类

5.1文件分级

5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营管理规范等。

5.1.2二级文件：规范各专业职能管理、服务规范管理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能管理、服务规范等具体实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、规范、项目管理文件、公文等，包括具体的作业方法和标准。

5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。

6文件编号、标识与控制

6.1文件编号：[Microsof1]公司名称+部门代号+文件名称+文件顺序号+时间

注：各部门代号

部门代码部门代码部门代码部门代码

6.2文件的标识与控制

文件分受控与非受控两种，在管理体系运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，以编号为受控标识；如因其他目的提供给客户的文件为非受控文件，不作标识；

长期有效的文件予以编号和标识，控制其发放，回收作废失效版本；

一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。

7文件编制、审核、批准和发布

7.1行政文件与管理性文件的编制与审批

（1）公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告，由人事行政部负责编制。

（2）公司级管理性文件：如人力资源管理制度、技术文件管理制度、财务管理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。

（3）各部门行政性文件：各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。

（4）公司及各部门所有行政性文件审核由人事行政部填写《公司内部业务便签》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

（5）公司及各部门所有管理性文件的审核由人事行政部填写《文件审阅签发单》，部门负责人审核，常务副总批准、审阅和签发。

7.2文件归档、发放、保管

7.2.1文件归档

（1）经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。

（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司《受控文件清单》。

7.2.2文件发放

公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放：

（1）管理手册、程序文件和公司管理文件下发至各部门；

（2）作业文件、记录下发至使用文件的相关部门；

（3）各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部及时收回作废文件；行政办公室拟定《文件发放登记表》按上述规定范围发放文件，并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。

（4）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在《文件发放登记表》中签名。

7.2.3文件保管与借阅

（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。

c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。

（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。

（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。

（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。

7.3文件的更改与回收作废

7.3.1文件更改

（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。

（2）文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写《文件更改/评审单》并实施更改。

（3）文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化时应进行换版。

（4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等）/修改状态为0（1、2、3、4等）依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特殊情况下，换版不受此限制。

（5）文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。

（6）公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。

7.4文件的作废与销毁

（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。

（2）文件作废或换页换版时，对已回收的。作废文件由行政办公室及时销毁，并记录在《文件销毁（留用）记录表》中，若需保留作废文件时要在文件上标注“作废”字样。

（3）各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。

7.5外来文件管理

7.5.1外来文件接收与归口

（1）国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集管理，并建立《外来文件清单》。

（2）外来文件由接收部门或形成文件部门归口管理。

（3）外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行情况，交档案室备档。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理，秘密信息以载体形式归档后，交由档案室负责管理。

7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：

文件密级发放、传阅范围

绝密公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象

机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象

秘密公司部门主管级以上人员，秘密形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象

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